Thực hiện
bài thuyết trình bao gôm các phần: giới thiệu, triển khai các vấn đề, kết thúc
và đánh
giá kết quả.
1> Phần
giới thiệu
1.1 Lời
chào
Chào đón
khán giả là biểu hiện đầu tiên tạo cảm giác cởi mở và thân thiện. Việc chào đón
có thể
diễn ra trước
lúc thuyết trình bằng cách bắt tay, với những câu hỏi xã giao. Đây cũng là dịp
tốt để
thăm dò
thông tin về khán giả. Đặc biệt, Không bao giờ mở đầu bằng một lời xin lỗi
Bạn nên gây
sự chú ý bằng một thông báo hay thống kê làm cho người nghe ngạc nhiên, hãy tạo
không khí
sinh động pha chút hài hước và thuật lại câu chuyện có liên quan . Nên bắt đầu
bằng những
minh họa cụ
thể
1.2 Giới
thiệu bản thân
Nên chuẩn bị
soạn thảo một đoạn ngắn giới thiệu về bạn (khoảng 500 từ) nói về năng lực của
bạn, trình
độ, kinh nghiệm làm việc và chuyên môn. Những điều bạn quan tâm và những định
hướng
trong tương
lai. Cố gắng tạo sự cảm thông và cầu nối giữa bạn và khán giả.
1.3 Thông
điệp Tạo thông điệp của buổi thuyết trình
được truyền đi đến từng khán giả. Thông điệp hướng đến
nội tâm bằng
cách làm cho khán giả phản hồi lại, suy tư và so sánh. Thông điệp hướng đến ngoại
cảnh
bằng cách
làm cho khán giả tranh luận, tìm tòi hay thực thi những hành động cụ thể. Cần
giải mã
thông điệp
phù hợp với đối tượng khán giả.
Trong lúc
truyền tải thông điệp nên áp dụng nguyên tắc K.I.S.S (Keep It Short &
Simple)
1.4 Lời cám
ơn
Lời cảm ơn
là cách bày tỏ sự trân trọng của bạn đến khán giả tham dự buổi thuyết
trình.
Đừng quên cảm
ơn các thành viên trợ giúp, nhà tài trợ (nếu có) và những khách mời quan trọng.
2. Triển
khai các vấn đề thuyết trình
i> Theo
dõi phản ứng khán giả
Bài diễn
thuyết được thiết kế trên Power Point không phải lúc nào cũng tối ưu. Việc thiết
kế sinh
động giúp
khán giả tập trung nhiều hơn. Tuy nhiên nếu người thuyết trình không làm người
nghe hưng
phấn và tập
trung, thì PowerPoint slides sẽ làm cho người xem nhàm chán và là liều thuốc ngủ
tốt.
ii> Chọn
lọc thông tin thích hợp tùy theo phản ứng của khán giả
Sau khi
quan sát nhận thấy khán giả không mấy quan tâm phần bạn đang trình bày. Bạn nên
có
những chiến
thuật thay đổi thích hợp. Một câu chuyện vui làm cho mọi người tỉnh giấc. Nhanh
chóng
chuyển sang
nội dung khác. Âm lượng cần nâng lên cao hơn. Cử chỉ ngôn ngữ cơ thể phải thay
đổi tạo
sự phấn khởi
iii>Kiểm
soát thời gian
Đây là nhân
tố rất quan trọng quyết định sự thành công của buổi thuyết trình. Nếu bạn không
kiểm soát
được thời gian sẽ dẫn đến hiện tượng khán giả ra về mà bạn chưa hoàn thành bài
diễn
thuyết. Để
kiểm soát thời gian chính xác không có cách nào tốt hơn là phải thực tập nhiều
lần trước
khi thuyết
trình chính thức.
Thực hành
cá nhân - chọn một nơi riêng để tập nói. Ghi âm và nghe lại nhiều lần. Nếu thuyết
trình bằng
ngôn ngữ thứ hai, thì việc tập luyện sẽ khó khăn gấp bội.
iv> Tạo
sự logic trong bài thuyết trình
Các sự kiện
nên trình bày theo thứ tự thời gian. Các nội dung liên quan nên liên kết thành
nhóm
theo trình
tự logic nhất định. Để người nghe đồng ý hay ủng hộ quan điểm của bạn, bạn phải
lập luận
chặt chẽ và
bảo vệ được quan điểm đó trên luận cứ khoa học khách quan. Tránh đưa ra những
nhận xét
chủ quan,
thiếu cơ sở để bảo vệ quan điểm của mình.
v> Tóm
lược nội dung từng phần và chuyển ý
Sau khi
trình bày xong một nội dung quan trọng của bài diễn thuyết, bạn nên tóm tắt lại
trước khi
chuyển sang
nội dung khác. Các nội dung sau khi đã được liên kết theo trình tự nhất định,
thì việc
chuyển tiếp
nội dung sẽ làm nổi bật tính logic của bài thuyết trình.
3. Kết thúc
buổi thuyết trình
i> Kết
thúc thông điệp và mở ra suy nghĩ mới.
Chuẩn bị kết
thúc: tóm lược ngắn gọn, súc tích, nhắc lại ý chính của bài thuyết trình. Kết
thúc
mạnh mẽ và ấn
tượng: tóm lược toàn bộ bài thuyết trình trong 1 hoặc 2 câu. Đánh thức khán giả.
ii> Cảm
ơn sự lắng nghe.
Sau phần kết
luận mọi người vỗ tay xong, bạn hãy mỉm cười và đừng quên cám ơn người đến dự. iii>Trả lời câu hỏi
Phần hỏi-đáp
quan trọng không kém phần thuyết trình. Nghiên cứu kỹ các tài liệu thuyết trình
và
thông tin
liên quan sẽ giúp bạn lường trước các vấn đề được hỏi. Hầu hết câu hỏi đều có mục
đích
chung. Bình
tĩnh suy nghĩ trước khi trả lời, không nên căng thẳng quá, với câu trả lời đơn
giản, suy
nghĩ không
quá 10 giây, câu phức tạp không quá 1 phút
Tiếp cận
câu hỏi một cách tích cực. Lắng nghe cẩn thận. Nên trả lời từng câu một. Nếu cần,
có
thể đề nghị
người hỏi làm rõ nghĩa câu hỏi. Hướng câu trả lời tới toàn bộ khán giả. Kiểm
soát thời gian
trả lời
Nên diễn giải
lại câu hỏi để người khác có thể nghe rõ và kiểm tra lại bạn có hiểu đúng ý của
câu
hỏi. Nếu bạn
không thể trả lời câu hỏi ngay, bạn nên khẳng định đây là câu hỏi rất là thú vị
nó đòi hỏi
nhiều thời
gian để nghiên cứu nghiêm túc mới có thể trả lời chính xác được
4. Đánh giá
kết quả
Đối với diễn
giả: Khả năng tạo lập mối quan hệ tốt với khán giả. Bạn có tự tin kiểm soát được
mọi thứ
không? Bạn có nhất quán và theo 1 mục tiêu chính không? Bạn có hài lòng với
thông điệp mở
đầu và kết
thúc không? Bạn có hài lòng với kết quả không?
Đối với
thính giả: Bạn có tránh được sự sai lầm ngớ ngẩn nào không. Kỳ vọng của khán giả
có
đáp ứng được
không? Bạn có nhận được phản hồi của thính giả không? Bạn có chắc chắn rằng
khán
giả hiểu
thông điệp của bạn không?
Đánh giá
chung buổi thuyết trình: Việc đánh giá từng hạng mục dựa trên cơ sở: Kém, Đạt
yêu
cầu, Tốt,
và Xuất sắc.
a.Tính hệ
thống: Công tác tổ chức chung; phần giới thiệu; phần kết thúc; cách liên kết
các phần;
mức độ liên
quan đến chủ đề; thời gian hợp lý; mức độ trình bày (khó,vừa,dễ).
b. Phong
cách: Tiếp xúc cử tọa; sự tự tin;và mức độ hấp dẫn.
c. Ngôn ngữ
cơ thể: Tư thế đứng; Sử dụng tay; Dùng mắt; Dùng chuyển động cơ thể; Biểu cảm
bằng nét mặt;
và Hình dáng bên ngoài (cách ăn mặc,đầu tóc…)
d. Phương
tiện hỗ trợ: Số lượng slides; Thiết kế slides; Mức độ sử dụng thành thạo
Mức độ hỗ
trợ cho bài thuyết trình
e. Nhận xét
chung: nên có những câu nói tóm tắt lại phần chính và có nhận xét khái
quát.
f. Thông điệp
Mức độ rõ ràng và nhất quán của thông điệp
Mức độ lập
luận có liên kết tốt không
Mức độ cập nhật thông tin
Hiệu quả của thông điệp
