Câu 13: Nêu và phân tích các bước chuẩn bị một bài thuyết trình? (Chương 2)

Để chuẩn bị một bài diễn thuyết hiệu quả, chúng ta cần làm các công việc cụ thể sau: xác định

rõ vấn đề, chuẩn bị nội dung thuyết trình, chuẩn bị điều kiện cho buổi thuyết trình, luyện tập thuyết

trình. 

1.  Xác định rõ vấn đề 

1.1 Chủ đề của bài thuyết trình 

Mục tiêu của buổi thuyết trình cần được xác định rõ. Tự hỏi vì sao có buổi thuyết trình? 

Nội dung chủ yếu là gì? Thái độ tích cực, nhiệt tình và lôi cuốn. Ví dụ như truyền đạt thông tin;

thuyết phục người nghe; bài giảng trên lớp hay báo cáo chuyên đề. 

Việc truyền tải thông điệp của bạn phải dễ nhớ và dễ hiểu. Một người bình thường có khả năng

tập trung thời gian ngắn. Vì vậy, nhiệm vụ của bạn làm sao người nghe tập trung đủ lâu để hiểu được

nội dung của bài thuyết trình. Khi mục tiêu đã được xác định thì cần phải tập trung suy nghĩ về nó để

làm sao thực hiện bài diễn thuyết hấp dẫn, không lãng phí thời gian của mọi người. Trình bày đúng,

đơn giản và đi thẳng vào vấn đề. 

Ví dụ để giới thiệu sản phẩm mới cần giới thiệu sản phẩm mới một có tính vượt trội và hấp dẫn.

Những lợi ích mà sản phẩm mới mang lại cho khách hàng. Giải thích tại sao khách hàng muốn mua

nó. 

1.2 Tìm hiểu khán giả 

Cố gắng tìm hiểu ai sẽ tham dự vào buổi thuyết trình của bạn. Có bao nhiêu người sẽ tham dự.

Đánh giá mức độ hiểu biết của người nghe về chủ đề thuyết trình. Các khía cạnh về nhân chủng học

của thính giả ví dụ như độ tuổi, giới tính, trình độ, v.v. Ngoài ra, chúng ta cần tìm thông tin để trả lời

các câu hỏi: Tại sao người nghe có mặt? Khán giả cần thông tin gì? Người nghe mong đợi điều gì từ

bài thuyết trình? Làm thế nào bạn có thể truyền đạt được thông tin phù hợp với mong đợi của thính

giả? 

Cần quan sát thái độ của khán giả biểu hiện như thế nào trước, trong lúc và sau khi nghe bài

điễn thuyết. Nên hiểu thêm giá trị về niềm tin và tôn giáo của khán giả. Đồng thời nghiên cứu những

nhân tố có thể làm phấn khích người nghe. 

1.3 Địa điểm, không gian và thời gian của bài thuyết trình 

Bạn phải biết rõ địa điểm nơi thuyết trình để xác định phương tiện đi đến đó. Nơi tổ chức là hội

trường, phòng họp nhỏ, hay ngoài trời và môi trường xung quanh. Xác định thời gian dự kiến của buổi

thuyết trình: thời gian báo cáo chính, thời gian giải lao (nếu có), thời gian bị ngừng do giải đáp thắc

mắc của khán giả, và thời gian thảo luận. 

1.4 Những nhân tố ảnh hưởng đến kỹ năng thuyết trình 

Đó là: Sự tự tin, khả năng giao tiếp với khán giả, sử dụng tốt ngôn ngữ phi ngôn từ, giảm thiểu

những rào cản về tâm lý, sự chuyên nghiệp, sự năng động thích nghi….

2. Phương tiện cần sử dụng cho bài diễn thuyết 

Phương tiện phục vụ cho công việc thuyết trình chủ yếu gồm: PowerPoint; Projector; Hệ thống

âm thanh; Phòng hội nghị hay sân khấu ngoài trời; Hệ thống ánh sáng và chỗ ngồi. 

3. Chuẩn bị nội dung thuyết trình  Có 3 nội dung chính mà bạn cần chuẩn bị: 

i>  Nội dung phần giới thiệu 

Kế hoạch cho buổi thuyết trình. Dự kiến thời gian hoàn thành . Giới thiệu những điểm 

quan trọng trong bài thuyết trình: Mở đầu trực tiếp: giới thiệu trực tiếp chủ đề sẽ trình bày. Mở

đầu gián tiếp: đưa một luận đề nào đó rồi dẫn dắt người nghe đến với chủ đề chính. 

ii>  Nội dung chính 

Đây là phần cung cấp cho khán giả những thông tin quan trọng. Đáp ứng yêu cầu của khán giả.

Mang tính thời sự, tính cấp thiết, phản ánh những vấn đề mới phát hiện.Người nghe hiểu được vấn đề

và mục đích của bài thuyết trình. 

iii>  Phần kết luận 

Tóm tắt những điểm chính. Kết bằng nhận xét ngắn gọn và súc tích Nếu bài thuyết trình 

là báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học thì nên nêu bật được những khám phát mới. Cần chỉ ra

những hạn chế của đề tài nếu có hướng nghiên cứu phát triển trong tương lai. Cuối cùng là không quên

cám ơn khán giả và bày tỏ cử chỉ thân mật. 

4. Chuẩn bị điều kiện cho buổi thuyết trình 

i>   Địa điểm 

Bạn cần biết rõ địa điểm tổ chức để có kế hoạch chuẩn bị và chọn phương tiện đến đó. Nếu địa

điểm tổ chức ở quá xa nhà bạn, bạn cần đến đó trước một ngày. Nên tham quan địa điểm tổ chức ít

nhất một lần trước khi thuyết trình chính thức. Nếu điều kiện cho phép, bạn nên tập luyện một lần tại

nơi tổ chức để làm quen với các trang thiết bị và phòng hội nghị hay sân khấu. 

ii>  Chuẩn bị phương tiện 

Bạn cần chuẩn bị: mang tài liệu có liên quan, nhớ backup data sang USB, thử và kiểm tra 

hệ thống máy chiếu đa phương tiện, hệ thống âm thanh và ánh sang. Bạn phải làm quen với các

trang thiết bị và chọn vị trí đứng thích hợp khi thuyết trình. 

iii>  Trang phục 

Hình dáng bên ngoài rất quan trọng chính vì thế mà trang phục gọn gàng, quần áo vừa vặn. Nên

mặc theo phong cách của thương gia. Khi thuyết trình nên đứng thẳng và mắt luôn nhìn về khán giả.